Meny
Ständiga förbättringar är ett förhållningssätt där all personal samarbetar för att hitta saker som förbättrar verksamheten.
Ständiga förbättringar kommer från industrin men går att applicera på alla delar av verksamheten oavsett om det handlar om produktion, försäljning eller logistik.
En kultur av ständiga förbättringar har väldigt stor påverkan på verksamheters resultat och ekonomi. Detta visade sig vara särskilt sant på Volvo Cars som kunde reducera driftstopp med 70% genom att kontinuerligt förbättra sina rutiner för produktion och underhåll.
För att etablera en kultur av ständiga förbättringar är det viktigt att uppmuntra alla medarbetare att dela med sig om problem, lösningar och idéer.
Det är också lika viktigt att lyssna ordentligt och att behandla alla förslag och idéer som kommer in.
Det kan låta självklart men i själva verket är det mycket vanligt att ständiga förbättringar, kunskapsöverföring och kommunikation får en låg prioritering.
Särskilt inom industrin ligger i stället fokus på hårda värden och kvalitativa mål varför man helt missar att det är människorna och deras samarbete som avgör resultatet.
Förklara vad syftet är med förbättringsarbetet och dess önskade resultat, vad det kommer innebära för era medarbetare och vilka rutiner som kommer finnas.
Förklara också vad ständiga förbättringar inte innebär. Det kommer inte innebära att peka ut individer och individuella misstag, inte heller att övervaka eller dokumentera missnöje.
Vi människor är oftast motståndare till förändring och vi kan vara naturligt skeptiska till dess att vi sett resultaten av nya initiativ.
Kom ihåg att poängtera att arbetet skall främja kommunikation och samarbete. Ge därför några konkreta exempel på hur andra företag kunnat förbättra verksamheten.
För att kunna förstå utmaningarna som finns ute i verkligheten är det också viktigt att alla ser samma saker. Av den anledningen kan man därför observera samma saker med en Gemba-promenad.
På japanska betyder Gemba ”den faktiska platsen” och poängterar hur viktigt det är att vara ute i verkligheten för att förstå utmaningarna där.
En chef eller ledare kan använda Gemba för att förstå om medarbetarna har rätt verktyg, kompetenser och rutiner för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.
Här är det väldigt viktigt att alla förstår varför deras chef är ute och observerar. Det handlar inte om att överhöra och lösa problem utan snarare att förstå vad som är nästa naturliga förbättringsområde gällande rutiner och processer.
Förklara detta för gruppen så de förstår att syftet inte är att övervaka individer utan att förstå hur chefer och ledare kan hjälpa till. Ni skall uppnå ständiga förbättringar och alla vill åt samma håll.
För att kunna genomföra en framgångsrik Gemba är det viktigt att ni systematiserar promenaden. Det finns 6 huvudsakliga steg som kan hjälpa er att nå era mål.
Uppmärksamma och fira alla lösningar som gett något konkret resultat. Tänk på att vara lösningsorienterad och fokusera på lösningarna och inte på problemen.
Ett särskilt framgångsrikt exempel är Volvo Cars som mellan 2019 och 2022 kunde sänka driftstoppen med 70% genom ständiga förbättringar.
Biltillverkaren kunde nå detta resultat genom att utbilda personalen och uppmuntra till mer kommunikation och samarbete, både digitalt och ute i verkligheten.
Bland annat valde man att satsa på:
Proaktiva handlingar är målet
I ett fall gav en utrustning upphov till ett större haveri. Efter att felet blivit åtgärdat kunde man konstatera att en liknande utrustning fanns i ett annat produktionsavsnitt. Då valde man att kontakta det andra produktionsavsnittet och dela sina erfarenhet vilket innebar att man helt kunde förebygga ett nytt haveri.
Det kan låta självklart men kunskapsöverföring och en kultur av förbättringar är ingen självklarhet, det kräver uppmuntran från ledarskapet vilket Volvo Cars lyckades med. Ett av de viktigaste målen inom verksamheter är att uppmuntra till en poaktiv kultur snarare än en reaktiv och det hade Volvo också lyckats med.
Ofta har medarbetarna ute i verkligheten svar på många av de utmaningar som finns där men problemet är att de inte känner någon trygghet i att ta initiativ, det är därför ledarskapets ansvar att få fram rätt kultur.
Ständiga förbättringar handlar om att medarbetarna kommer med förslag på idéer som bidrar med riktiga förbättringar. För att komma dit behöver man etablera en kultur av förtroende för varandra och för ledarskapet. När kulturen väl finns så kommer saker hända av sig själv, till exempel proaktiva handlingar.
Förtroende bygger på att man alltid fokuserar på processen och aldrig på individen. Titta alltid framåt och fokusera på hur den nya lösningen kommer göra saker bättre framöver.
Vinsterna av att jobba med ständiga förbättringar kan vara enorma och kan alltså bidra till om ett företag är lönsamt eller inte. Det är därför en bra idé att börja arbeta med ständiga förbättringar, det kräver inte heller några investeringar, bara ett förändrat sätt att kommunicera.
Lycka till med förbättringsarbetet!
Annette Larsson är VD på Idus AB sedan 2014 och har mer än 25 års erfarenhet inom industriell automation, projektledning och IT-system.
Hämta vår implementeringsguide!
En Bonuschecklista ingår också.
När du lämnar din e-post behandlas den enligt Idus integritetspolicy
Genom att använda idus.se accepterar du vår integritetspolicy.
